Когда вы лично передаёте в организацию письменное заявление или любой другой значимый документ, крайне важно зафиксировать сам факт этой передачи. Без подтверждения легко возникнет ситуация, при которой ваше обращение «потеряется» в недрах учреждения, а вы останетесь без доказательств того, что вообще что-то отправляли. Чтобы избежать подобных недоразумений, заранее подготовьте два одинаковых экземпляра заявления. Если же вы передаёте документ, составленный не вами, — сделайте его копию. В момент вручения попросите сотрудника, принимающего бумаги, поставить на вашем экземпляре отметку о получении.
Такая практика не является выдумкой — она укоренилась в деловом документообороте как надёжный способ фиксации передачи информации. Более того, она нашла своё отражение и в официальных нормативных актах. В частности, ГОСТ Р 7.0.97-2025 прямо предусматривает специальный реквизит — «Отметка о поступлении документа в организацию». Согласно пункту 5.27 этого стандарта, такая отметка должна содержать дату поступления документа, входящий регистрационный номер, а при необходимости — даже точное время (часы и минуты) и способ доставки.
На практике это означает, что на вашем экземпляре должны поставить не просто каракули, а полноценную запись: дата, уникальный входящий номер, Ф.И.О. и должность сотрудника, принявшего документ, название организации и, конечно, его личная подпись. Желательно также, чтобы отметка была заверена печатью организации — это придаст дополнительную юридическую силу подтверждению. Такой подход не только защищает ваши интересы, но и демонстрирует культуру делового общения с обеих сторон. В конечном счёте, наличие чёткой, оформленной по правилам отметки может стать решающим фактором в случае спора или проверки — ведь бумага, как известно, всё стерпит, но только если она правильно оформлена.
Анна Смирнова.
